Beglaubigung/Legalisierung und Übersetzung

Grundsätzlich müssen alle vorgelegten ausländischen Dokumente – einschließlich aller Zeugnisse und Bestätigungen – vom Herkunftsstaat innerstaatlich beglaubigt werden. Zusätzlich ist eine Letztbeglaubigung durch die österreichischen Vertretungsbehörden in diesem Staat notwendig. Die Beglaubigung eines Dokuments dient der Bestätigung der Echtheit von angebrachten Siegeln und Unterschriften. Daher müssen Dokumente selbst dann beglaubigt sein, wenn sie im Original vorgelegt werden. Ausgenommen davon sind lediglich Dokumente aus Ländern, mit denen Österreich ein Abkommen zur Befreiung von Beglaubigungen abgeschlossen hat.

Österreich hat mit vielen Staaten Abkommen, welche die Handhabung von Dokumenten regeln. Aufgrund dieser Abkommen lassen sich drei Kategorien nennen:

 Kategorie 1: Beglaubigung durch Apostille

Wenn es sich um Dokumente aus Mitgliedstaaten des Haager Beglaubigungsübereinkommens handelt, bedürfen diese der speziellen Beglaubigungsform der Apostille. Diese wird von den jeweiligen innerstaatlichen Behörden ausgestellt. Ob ein Staat Mitglied dieses Beglaubigungsübereinkommens ist, lässt sich in dessen Vertretungsbehörde (Konsulat bzw. Botschaft) erfragen.

Eine Übersicht findet man hier:  Haager Apostille: zuständige Behörden

Gemäß Art. 4 des Haager Übereinkommens ist die Apostille auf der Urkunde selbst oder auf einem Anhang anzubringen.

MUSTER:

 Kategorie 2: Keine Beglaubigung bei zwischenstaatlichen Abkommen

Zeugnisse aus folgenden Ländern bedürfen keiner Beglaubigung, wenn sie im Original (mit Amtssiegel oder -stempel versehen) eingereicht werden: Belgien, Bosnien-Herzegowina, Bulgarien, Deutschland, Finnland, Frankreich, Italien, Kroatien, Liechtenstein, Mazedonien, Montenegro, Niederlande, Norwegen, Polen, Rumänien, Schweden, Serbien, Slowakei, Slowenien, Tschechische Republik und Ungarn.

Kategorie 3: Doppelbeglaubigungen (Außenministerium plus österreichische Vertretungsbehörde)

Dies gilt für alle Staaten, mit denen kein Abkommen besteht. Die Beglaubigung muss zunächst innerstaatlich (meist vom Außenministerium des Ausstellungslands der Dokumente) erfolgen. Die Letztbeglaubigung erfolgt dann durch die zuständige österreichische Vertretungsbehörde im Ausstellungsland der Dokumente. Wichtig: Die Kette der Beglaubigungen muss geschlossen sein.

Übersetzungen

Nicht deutschsprachige Dokumente müssen von einem beeideten Übersetzer in die deutsche Sprache übersetzt werden. Es gibt allerdings eine Ausnahme: Englischsprachige Dokumente werden von der Studienabteilung akzeptiert.

Zu beachten ist, dass auch die Beglaubigungsvermerke und Siegel/Stempel selbst übersetzt sein müssen. Zusätzlich muss auch die Unterschrift des Übersetzers beglaubigt sein. Ausgenommen davon sind Übersetzungen, die von gerichtlich beeideten Dolmetscherinnen oder Dolmetschern in Österreich erstellt wurden. Wichtig ist, dass die Übersetzung und das beglaubigte Dokument untrennbar miteinander verbunden sind.